Giám sát bằng phần mềm

VĂN HÀO |

Việc ứng dụng phần mềm “giám sát thực hiện nhiệm vụ được giao” giúp nâng cao hiệu quả giám sát, cung cấp đầy đủ thông tin để lãnh đạo quản lý, điều hành công việc, hỗ trợ đắc lực trong công tác đánh giá cán bộ, công chức.

Kỹ sư Trần Thanh Tú (thứ 2 từ trái sang) nhận giải Nhất tại hội thi Sáng tạo kỹ thuật tỉnh Quảng Nam lần thứ VI với đề tài phần mềm giám sát thực hiện nhiệm vụ được giao. Ảnh: T.T
Kỹ sư Trần Thanh Tú (thứ 2 từ trái sang) nhận giải Nhất tại hội thi Sáng tạo kỹ thuật tỉnh Quảng Nam lần thứ VI với đề tài phần mềm giám sát thực hiện nhiệm vụ được giao. Ảnh: T.T

Phần mềm trên do nhóm tác giả Trần Thanh Tú, Nguyễn Huy Vũ và Lưu Thị Thương thuộc Trung tâm Công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông (Sở Thông tin - truyền thông) sáng lập, đoạt giải Nhất tại hội thi Sáng tạo kỹ thuật tỉnh Quảng Nam lần thứ VI, năm 2014 - 2015.

Thiết thực

Kỹ sư Trần Thanh Tú - trưởng nhóm thực hiện phần mềm “giám sát thực hiện nhiệm vụ được giao” cho biết, lâu nay công tác quản lý, theo dõi và giám sát công việc tại các đơn vị chủ yếu được triển khai và thực hiện theo phương pháp thủ công truyền thống; việc cập nhật thông tin thông qua các phương thức như báo cáo trực tiếp, điện thoại hoặc văn bản giấy. Vì vậy việc cập nhật dữ liệu luôn bị động và mất thời gian, tính sẵn sàng dữ liệu chưa cao. “Kế thừa các tiện ích từ phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Q-Office, chúng tôi xây dựng phần mềm “giám sát thực hiện nhiệm vụ được giao”, dùng chung dữ liệu trên nền tảng Q-Office như hệ thống nền, hệ thống người dùng - user, mật khẩu, hệ thống phòng ban, chức vụ. Phần mềm sẽ giúp quản lý, xử lý công việc tập trung, tiết kiệm thời gian cho việc cập nhật công việc” - kỹ sư  Trần Thanh Tú nói.

Việc ứng dụng CNTT giúp cho các bộ phận thực hiện công tác có công cụ hỗ trợ, các cấp quản lý tại đơn vị có thể giám sát tiến độ thực hiện của bộ phận thừa hành. Các cấp quản lý sẽ chủ động hơn trong công tác điều hành, bởi dữ liệu quản lý luôn ở trạng thái sẵn sàng để khai thác. Vì vậy, việc cho ra đời phần mềm “giám sát thực hiện nhiệm vụ được giao” là hết sức cần thiết. Anh Nguyễn Huy Vũ (thành viên sáng lập phần mềm) cho biết, việc giám sát thông qua ứng dụng công nghệ là xu hướng tất yếu nhằm hiện đại hóa nền hành chính. Phần mềm gồm các tính năng nổi trội như: quản lý nội dung công việc, nhiệm vụ được giao; chuyển thông báo kết luận cho từng bộ phận, đơn vị; theo dõi, giám sát việc thực hiện cũng như tình trạng kết quả thực hiện nội dung công việc, nhiệm vụ được giao; hỗ trợ công tác tổng hợp - thống kê. Ngoài ra còn có nhiều trạng thái thông báo cho người dùng như gấp, trễ, quá hạn. Những trạng thái này sẽ dựa vào thời gian hoàn thành xử lý công việc nhiệm vụ được giao. Anh Huy Vũ dẫn chứng, nếu không có phần mềm này, để chuẩn bị cho cuộc giao ban về một vấn đề cụ thể có nhiều đơn vị tham gia thực hiện, cán bộ văn phòng phải gọi điện, gửi e-mail từng nơi để có báo cáo tổng hợp. Nếu áp dụng phần mềm, các đơn vị phải tự cập nhật thông tin, quá trình thực hiện công việc để bộ phận văn phòng tổng hợp. Hoạt động giám sát của các đơn vị áp dụng phần mềm cơ bản xác định đúng vấn đề, trọng tâm, nội dung, đối tượng cần giám sát; tổ chức giám sát công khai, sát cơ sở. Thông qua hoạt động giám sát, đơn vị xác định và chỉ rõ nguyên nhân, trách nhiệm của từng phòng, cấp. Trên cơ sở đó kiến nghị các giải pháp, tiến độ giải quyết dứt điểm các vấn đề còn tồn tại, hạn chế.

Hiệu quả

Tăng cường giám sát, tái giám sát; giám sát báo cáo kết hợp khảo sát thực tế; đồng thời xác định rõ mục tiêu giám sát để thúc đẩy công việc hiệu quả hơn,… là những tiện ích được thị xã Điện Bàn đúc kết từ khi triển khai áp dụng phần mềm “giám sát thực hiện nhiệm vụ được giao” đến nay. Ông Nguyễn Đức Phong - cán bộ phụ trách “một cửa điện tử” và cải cách hành chính Văn phòng HĐND - UBND thị xã Điện Bàn cho biết, trước đây các văn bản chỉ đạo, điều hành, đặc biệt là thông báo kết luận, công văn giao nhiệm vụ cho các ngành, địa phương được gửi đi nhưng khó khăn trong việc kiểm soát kết quả thực hiện. “Có những nhiệm vụ được giao nhưng chưa biết thực hiện đến đâu, công tác phối hợp như thế nào? Xuất phát từ thực tiễn đó, UBND thị xã đã áp dụng phần mềm “giám sát thực hiện nhiệm vụ được giao”. Các nhiệm vụ được cập nhật trên phần mềm, giao cho các ngành, địa phương với thời gian thực hiện cụ thể, cơ quan chủ trì rõ ràng và cơ quan phối hợp cũng rõ ràng. Sau thời gian được giao, nếu các ngành, địa phương chưa báo cáo kết quả thực hiện về cho UBND thị xã thông qua phần mềm thì bị đưa vào trạng thái trễ hẹn” - ông Phong nói.

Để triển khai hiệu quả phần mềm trên, hàng tháng, bộ phận văn phòng UBND thị xã Điện Bàn tổng hợp tất cả nhiệm vụ được giao cho các ngành, địa phương. Nhiệm vụ đã hoàn thành, nhiệm vụ chưa hoàn thành, nhiệm vụ hoàn thành nhưng trễ hẹn… đều công khai rõ ràng để thông báo tại cuộc họp giao ban tháng. Đồng thời đưa tiêu chí sử dụng phần mềm này vào chấm điểm thi đua hàng năm của địa phương, đơn vị. Qua việc triển khai sử dụng và khai thác phần mềm “giám sát thực hiện nhiệm vụ được giao”, các công việc và nhiệm vụ giao được đánh giá khách quan, chỉ rõ kết quả, hạn chế, thiếu sót, nguyên nhân. Cùng với đó, những kiến nghị, trách nhiệm tổ chức thực hiện và thời hạn giải quyết chậm hoặc không có chuyển biến tích cực thì tổ chức tái giám sát để rà soát, nắm bắt lại và có giải pháp đôn đốc thực hiện.

Kỹ sư Trần Thanh Tú cho biết, phần mềm “giám sát thực hiện nhiệm vụ được giao” có phạm vi áp dụng rộng và hiệu quả. Theo đó không chỉ áp dụng được tại các sở, ban ngành, địa phương cấp huyện, các cơ quan, tổ chức, hội đoàn thể,… mà còn có thể áp dụng tại các đơn vị sự nghiệp. “Ngoài ra, có thể áp dụng được cho các doanh nghiệp trong công tác phân công và giám sát thực hiện công việc thường xuyên trong đơn vị. Hiện nay, ngoài Nam Trà My, Tam Kỳ, Điện Bàn đã triển khai ứng dụng, các địa phương Hội An, Tây Giang, Nam Giang… cũng đang chuẩn bị triển khai” - kỹ sư Trần Thanh Tú  nói.

VĂN HÀO