Số hóa hồ sơ người có công cách mạng: Nhu cầu cấp bách
Số hóa hồ sơ người có công (NCC) nhằm quản lý tốt hơn, tránh tình trạng hư hỏng là vấn đề cấp bách, được bàn thảo tại cuộc họp chiều 21.8 do Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lê Văn Thanh chủ trì.
 |
| Hồ sơ NCC với cách mạng của tỉnh được lưu trữ thủ công nên độ an toàn không cao. Ảnh: D.L |
Theo ông Huỳnh Tấn Triều - Giám đốc Sở LĐ-TB&XH, sở đang lưu trữ hơn 320 nghìn bộ hồ sơ NCC. Được lập từ sau ngày giải phóng đến nay và được viết tay hoặc in từ máy đánh chữ đời cũ nên các văn bản, tài liệu hồ sơ bị lem mờ, mục nát hoặc hư hỏng, làm ảnh hưởng đến thông tin cần tra cứu. Ông Triều cho biết: “Hồ sơ NCC là tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn, cần bảo quản lâu dài, nên việc bảo quản thông thường không đảm bảo an toàn và không đảm bảo tuổi thọ của tài liệu. Việc lưu trữ thực hiện theo cách truyền thống, theo từng loại đối tượng, mỗi hồ sơ được lưu vào kẹp hồ sơ, đánh số thứ tự; sắp xếp trên giá, kệ trong kho lưu trữ; có sổ đăng ký hồ sơ, có phích tra cứu số hồ sơ và quản lý trên excel. Đây là cách lưu trữ thủ công và không phù hợp với sự phát triển công nghệ. Ngoài ra, chính sách, chế độ đối với NCC được mở rộng, chế độ nhà ở, bảo hiểm y tế đối với con liệt sĩ, sao lục hồ sơ chuyển đi ngoài tỉnh ngày càng nhiều. Việc tra cứu tìm kiếm hồ sơ rất khó khăn do không có phần mềm quản lý làm ảnh hưởng đến việc giải quyết chính sách cho các đối tượng NCC và thân nhân”.
Tại cuộc họp bàn về việc thực hiện Đề án xây dựng hệ thống công nghệ thông tin quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ NCC của tỉnh, do Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lê Văn Thanh chủ trì vào chiều 21.8, nhiều ý kiến đồng tình với việc số hóa hồ sơ NCC của tỉnh bởi đây là xu thế tất yếu. Số hóa hồ sơ NCC sẽ đáp ứng việc quản lý, tra cứu thông tin, phục vụ công tác giải quyết chính sách thường xuyên, nhất là phòng tránh các sự cố bất khả kháng như cháy nổ hay thiên tai. Hồ sơ NCC là dạng hồ sơ mật, có giá trị vĩnh viễn, phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, mang tính nhân chứng lịch sử... Hệ thống được xây dựng với mục tiêu chuẩn hóa, số hóa toàn bộ dữ liệu trong hồ sơ NCC với cách mạng đang quản lý; đính chính, bổ sung, cập nhập hồ sơ mới hoặc các thông tin còn sai lệch, thiếu sót... Tiến hành rà soát, thu hồi đối với các đối tượng thuộc diện thu hồi theo quy trình trên hệ thống thông tin, công bố danh sách các vi phạm lên trang web của Sở LĐ-TB&XH. Hệ thống sẽ bảo quản an toàn tài liệu, tránh mất mát, thất lạc và hạn chế thấp nhất hư hỏng tài liệu; đảm bảo được tính bảo mật cao, phòng ngừa khi có thiên tai, hỏa hoạn xảy ra. Người thực hiện chính sách sẽ truy cập nhanh, phục vụ việc tra cứu, truy lục hồ sơ, trích xuất dữ liệu nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính; đơn giản hóa giấy tờ và thời gian đi lại giữa NCC, thân nhân NCC với các cơ quan, giữa các cơ quan, tổ chức với nhau, đảm bảo cung cấp nhanh, chính xác các thông tin liên quan trong hồ sơ.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lê Văn Thanh khẳng định, việc số hóa hồ sơ NCC là cần thiết, nhưng cần chuẩn hóa quy trình thực hiện lâu dài, dễ sử dụng. Do nguồn kinh phí thực hiện lớn, cần hơn 12,6 tỷ đồng nên đồng chí Lê Văn Thanh yêu cầu trước mắt cần thực hiện thí điểm ở số lượng hồ sơ NCC nhất định, xem chất lượng, hiệu quả rồi mới tiếp tục hoàn thiện. Đồng thời việc bố trí nguồn kinh phí thực hiện được phân kỳ từng năm sẽ khả thi hơn, dự kiến kéo dài khoảng 4 năm. Việc phân kỳ cần được chia theo tần suất sử dụng, hồ sơ nào thường xuyên sử dụng thì thực hiện trước, ít sử dụng thì sao chụp và lưu trữ sau, hồ sơ nào bị hư hỏng nhiều phải được ưu tiên. Đồng chí Lê Văn Thanh yêu cầu Sở LĐ-TB&XH phối hợp với Sở Thông tin & truyền thông viết phần mềm đạt chuẩn, nghiên cứu cách thực hiện phù hợp, sao cho việc cập nhật, khai thác dữ liệu hồ sơ NCC thuận lợi, đảm bảo độ bảo mật thông tin cao.
DIỄM LỆ