Phát huy công năng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Nam
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Nam (thuộc Sở Nội vụ) đang được UBND tỉnh kiểm tra, rà soát nhằm tập trung lưu trữ và số hóa tài liệu phục vụ công tác sắp xếp đơn vị hành chính.
Theo báo cáo của Sở Nội vụ, thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng hằng năm, khối lượng tài liệu giấy hình thành trong giai đoạn 2021 - 2024 đã cơ bản được chỉnh lý, hoàn chỉnh, đạt khoảng 1.784m.
Ở cấp huyện và cấp xã, khối lượng chỉnh lý đạt khoảng 3.855m tài liệu. Tuy nhiên, do khó khăn về kinh phí, khối lượng tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý theo tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ tại UBND cấp huyện, cấp xã vẫn còn rất lớn, khoảng 15.265m.
Tính đến hết tháng 5, tổng số hồ sơ, tài liệu các cơ quan, tổ chức đã giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là 1.793m, gồm 12.552 hộp tài liệu, tương đương 253.264 hồ sơ. Đề án số hóa tài liệu lưu trữ triển khai tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã thực hiện số hóa 555,5m tài liệu (tương đương 2.398.138 trang).
Trong quá trình sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính sắp tới, khối lượng tài liệu cần lưu trữ trên toàn tỉnh rất lớn, đặc biệt ở cấp xã. Chủ tịch UBND tỉnh Lê Văn Dũng yêu cầu các cơ quan chuyên môn khảo sát Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh (do Trung tâm Lưu trữ lịch sử quản lý và sử dụng) để tập trung tài liệu, hạn chế tình trạng lưu trữ phân tán tại nhiều vị trí gây khó khăn trong quản lý và ảnh hưởng đến công tác sắp xếp, xử lý tài sản công.
Đáng chú ý, kho lưu trữ này được đầu tư gần 80 tỷ đồng, quy mô 7 tầng, bao gồm khu kỹ thuật và kho lưu trữ tài liệu, hiện vật. Ngoài ra, Trung tâm tích hợp Dữ liệu tỉnh Quảng Nam hiện được đặt tại tầng 6 - nơi tập trung toàn bộ hệ thống mạng và máy chủ phục vụ triển khai các hệ thống thông tin dùng chung trên địa bàn tỉnh.
Ông Nguyễn Đức Bình - Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ cho biết, trụ sở được trang bị các thiết bị chuyên dùng cho ngành lưu trữ, hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện đại, bảo mật cao và có lực lượng an ninh chuyên nghiệp thường trực. Việc lưu trữ tài liệu tại vị trí này là hoàn toàn phù hợp.
Đồng chí Lê Văn Dũng nhấn mạnh: “Giải pháp lưu trữ hồ sơ đảng, tài liệu của các cơ quan, ban ngành và địa phương cấp huyện, cấp xã là đẩy mạnh số hóa để lưu trữ điện tử. Không nên có tư duy đưa toàn bộ tài liệu giấy về tỉnh lưu trữ vào kho, trừ các tài liệu mật.
Cán bộ chuyên môn phải tính đến phương án số hóa tại cấp huyện, sau khi hoàn tất thì lập hội đồng tiêu hủy. Đối với tài liệu mật, sau khi giải mật cũng cần có phương án tiêu hủy phù hợp”.