Zalo Báo Quảng NamGửi bình luận
Sau các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ và đặc biệt là việc thực hiện triệt để giải pháp “cơ quan cấp trên từ chối nhận văn bản của cơ quan cấp dưới nếu văn bản không đúng thể thức theo quy định”, chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị đã được cải thiện rất đáng kể. Tình trạng văn bản không đúng thể thức (sai hoặc thiếu các thành phần cấu thành văn bản, như: quốc hiệu; số, ký hiệu văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản; địa danh, thời gian ban hành văn bản; trích yếu nội dung; chức danh người ký văn bản và con dấu...) hầu như không còn nữa. Cùng với đó, kỹ thuật trình bày văn bản của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp cũng đã chuẩn hơn, từ khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức cho đến phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.
Tuy nhiên, trên thực tế việc chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính có lúc, có nơi lại chưa song hành với việc cải thiện, nâng cao chất lượng hành văn. Trong đó, bên cạnh một số trường hợp trích dẫn căn cứ ban hành văn bản sai, thừa hoặc thiếu vẫn tồn tại một lỗi khá phổ biến là sai ngữ pháp và chính tả. Có những văn bản xuất hiện khá nhiều chữ viết hoa tùy tiện. Có những văn bản đầy lỗi chính tả và những câu cụt, câu què, chỉ có trạng ngữ hoặc khởi ngữ. Hiện tượng này chủ yếu xuất hiện trong phần mở đầu, nhập đề của văn bản với các kiểu “câu” thường thấy như: “Thực hiện chủ trương của lãnh đạo đơn vị (chấm)”; “Lập thành tích chào mừng kỷ niệm... (chấm)”. Cách đây vài hôm, người viết bài này được tiếp cận với một văn bản hành chính sai một cách đáng kinh ngạc cả về nội dung, cú pháp và chữ viết hoa. Đơn cử: “Nhân dịp chào mừng kỷ niệm 42 năm ngày Miền Nam hoàn toàn thống nhất đất nước 30/4/1975-30/4/2017 và bắn pháo hoa Quốc Tế tại thành phố Đà Nẵng (chấm)”. Ngoài ra, trong một số văn bản hành chính thỉnh thoảng còn xảy ra tình trạng hành văn “không có điểm dừng”, với những câu văn dài lê thê, có khi lên đến gần một trang giấy cỡ A4.
Theo một cán bộ của Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh, từ những tiến bộ trong việc xây dựng thể thức văn bản hành chính, việc nhận dạng, phân loại văn bản trở nên thuận lợi hơn. Các bộ phận chức năng ở từng cơ quan, đơn vị - nhất là ở các đầu mối tập trung lượng văn bản lớn, nhờ vậy cũng rút ngắn được thời gian xử lý văn bản (bao gồm cả văn bản mềm và văn bản in ra giấy), góp phần vào việc cải cách thủ tục hành chính. Tuy nhiên, với những hạn chế trong chất lượng diễn đạt, kỹ thuật hành văn, những người chịu trách nhiệm xử lý, tổng hợp thông tin từ văn bản gặp rất nhiều khó khăn, vất vả. Thậm chí, nếu không kịp, không tiện trao đổi lại với đơn vị ban hành văn bản, nội dung văn bản có thể bị hiểu sai; thông tin tổng hợp có thể sẽ không chính xác.
Thiết nghĩ, sau những nỗ lực chuẩn hóa về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, các cơ quan chức năng cũng cần có thêm một bước chuẩn hóa nữa về kỹ thuật diễn đạt, hành văn. Khi đó, giá trị, hiệu lực và tính chính xác của văn bản hành chính sẽ được đảm bảo hơn.
BẢO ANH