Linh hoạt, phù hợp thực tế

Hội thảo “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử - Thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” (do trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức tại TP.Đà Nẵng) đã đưa ra nhiều góc nhìn về vấn đề này…

Trao đổi với phóng viên Báo Quảng Nam, Nhà giáo ưu tú, tiến sĩ (NGƯT-TS.) Triệu Văn Cường, Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ (ảnh) giải thích, tài liệu điện tử (TLĐT) là tài liệu mà toàn bộ quá trình sinh ra, tồn tại và tiêu hủy được thực hiện trong môi trường điện tử. Ưu thế cơ bản và vượt trội của TLĐT so với tài liệu giấy (TLG) là sự chu chuyển nhanh chóng của chúng trong môi trường điện tử. Với internet, chỉ trong giây phút chúng ta có thể chuyển được tài liệu đến bất kỳ nơi nào trên trái đất. Sự kịp thời (hầu như ngay lập tức) của thông tin cũng như việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí và hiệu quả lao động tăng cao. Đặc biệt, khi sử dụng hệ thống chu chuyển TLĐT, toàn bộ cơ quan đặt trong một môi trường thông tin  chung, nhiều người cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống. Ngoài ra, việc sử dụng TLĐT thông qua internet và hộp thư điện tử đảm bảo sự liên kết với các hệ thống bên ngoài. Việc sử dụng TLĐT và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản, điều dễ  xảy ra với TLG…

- Bên cạnh những ưu thế vượt trội, việc sử dụng TLĐT trong hoạt động quản lý cũng đặt nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại trước những thách thức gì, thưa ông?

- NGƯT-TS. Triệu Văn Cường: Cùng với sự phát triển của công nghệ và những tiện ích do nó mang lại, con người cũng phải đối mặt với hàng loạt những thách thức không nhỏ. Trước hết, đối với nền hành chính, đó là sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình. TLĐT là tài liệu đọc bằng máy, chúng tồn tại trong môi trường ảo. Khác với TLG, thông tin luôn gắn liền với vật mang tin và là một thực thể thống nhất. TLĐT không phụ thuộc vào vật mang tin và thông tin có thể cùng lúc ở trên các vật mang tin khác nhau. Tuy nhiên TLĐT chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính và luôn luôn có nguy cơ hủy hoại khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm). Thứ hai, tính pháp lý của TLĐT hiện nay là một thách lớn đối với nền hành chính và là rào cản để TLĐT thay thế hoàn toàn TLG. Nếu đối với TLG, khi đã ký bằng chữ ký tay, bản đã ký được coi là bản gốc và sẽ là duy nhất. Mọi sự sao chép sau đó không có giá trị bản gốc. TLĐT thì không như vậy. Ngay cả sau khi được ký bằng mật mã chữ ký số, TLĐT vẫn có thể được sao chép với số lượng bất kỳ và những bản sao đó sẽ không có gì khác biệt so với bản ký đầu tiên. Có nghĩa, vấn đề bản chính, bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn TLĐT. Thứ ba, chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta cũng đã có thể sửa đổi nội dung TLĐT hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của TLĐT.

Những thách thức mà TLĐT đặt ra cho nền hành chính quốc gia cũng chính là những vấn đề mà công tác lưu trữ điện tử đang phải đối mặt như: sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ điện tử lưu trữ; độ tin cậy và giá trị pháp lý của thông tin TLĐT lưu trữ; khả năng xâm nhập bất hợp pháp và phá mã của hacker luôn tồn tại và đe dọa tính an toàn của thông tin TLĐT lưu trữ.

- Vậy đâu là giải pháp để quản lý TLĐT trong các cơ quan nhà nước hiện nay?

- NGƯT-TS. Triệu Văn Cường: Theo Sách trắng về Công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam năm 2011, cả nước có 29/30 bộ, cơ quan ngang bộ và 63/63 tỉnh thành phố có trang/cổng thông tin điện tử. Trong vòng 15 năm, từ 1997-2012,Việt Nam đã bước vào nhóm quốc gia có số người sử dụng internet nhiều nhất thế giới với hơn 31 triệu người. Năm 2012, chính phủ điện tử Việt Nam được Liên hiệp quốc xếp hạng 83/190 nước trên thế giới, tăng 7 bậc so với năm 2010. Tỷ lệ cán bộ thường xuyên sử dụng email tại các bộ, cơ quan ngang bộ lên tới 88,7%; ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là 67%. Tại TP. Đà Nẵng, hiện tỷ lệ máy tính/cán bộ công chức (CBCC) đạt 1/1, trên số hộ dân đạt 0,5 máy/hộ; 100% cơ quan nhà nước có mạng LAN; 100% dịch vụ công trực tuyến đạt mức 2; 92 dịch vụ mức 3 và 6 dịch vụ mức 4. Riêng Quảng Nam, tỷ lệ  máy tính/CBCC là 72,8% và tỷ lệ máy tính kết nối internet là 84%…

Hàng loạt chính sách khuyến khích phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước đã tạo tiền đề để các bộ, ngành, tỉnh, thành phố thuộc Trung ương triển khai xây dựng các trung tâm tích hợp dữ liệu, các phần mềm dùng chung cùng hệ thống thông tin phục vụ quản lý điều hành… mang lại nhiều hiệu quả thiết thực trong những năm qua. Điều 8 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP có quy định về tăng cường sử dụng văn bản, TLĐT như: người đứng đầu cơ quan nhà nước ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản, TLĐT thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành thông tin; các loại biểu mẫu hành chính cần thiết giải quyết công việc cho người dân, tổ chức từng bước được chuẩn hóa theo quy định tại Điều 19 Nghị định này và công bố công khai trên trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước; trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật, mạng nội bộ của cơ quan nhà nước phải kết nối với cơ sở hạ tầng thông tin của Chính phủ để thực hiện việc gửi, trao đổi, xử lý văn bản hành chính trong cơ quan hoặc với các cơ quan, tổ chức khác thông qua môi trường mạng; cơ quan nhà nước phải xây dựng và ban hành quy chế sử dụng mạng nội bộ, bảo đảm khai thác hiệu quả các giao dịch điện tử trong xử lý công việc của mọi CBCC, đồng thời đảm bảo đảm an toàn thông tin theo quy định. Trên cơ sở các chính sách chung của Đảng và Nhà nước, các cơ quan, đơn vị cần nghiên cứu, vận dụng chính sách cho riêng mình, phù hợp nhất với điều kiện thực tế, bảo đảm tính khả thi của các chính sách.
- Xin cám ơn ông!

Xuân Lan