Số hóa dữ liệu hồ sơ người có công: Nhu cầu cấp bách

Quảng Nam là tỉnh có đông người có công (NCC), lâu nay hồ sơ được lưu trữ thủ công nên đã xuống cấp trầm trọng. Do đó, nhu cầu số hóa thông tin dữ liệu hồ sơ NCC đang là vấn đề cấp bách của tỉnh.

Phòng Lưu trữ hồ sơ NCC tại Sở LĐ-TB&XH.

Phòng Lưu trữ hồ sơ NCC tại Sở LĐ-TB&XH được bố trí trong khu nhà mới xây cách đây hơn một năm. Phòng này có 30 kệ lưu trữ kê sát nhau, chỉ đủ khoảng trống cho một người đi lọt để lục tìm hồ sơ. Từng lớp hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian từ sau giải phóng đến nay. Gần 350 nghìn hồ sơ NCC gồm hồ sơ liệt sĩ, Bà mẹ Việt Nam anh hùng, thương binh, bệnh binh, người bị tù đày, người có công giúp đỡ cách mạng, người nhiễm chất độc hóa học, anh hùng lực lượng vũ trang… đều được lưu trữ bằng phương pháp thủ công. Phần lớn các loại hồ sơ này xác lập đã lâu, chất liệu giấy kém, lại thường xuyên khai thác, truy cứu nên dễ hư hỏng và đã bắt đầu phân hủy, chữ viết nhòe đi không còn nhìn rõ. Trong đó, hồ sơ xác lập giai đoạn từ sau năm 1975 đến trước năm 2000 xuống cấp nhiều nhất. Những tập hồ sơ ố màu, người khai thác dữ liệu nếu có việc cần thiết phải tra cứu thì cũng phải thật nhẹ tay, nếu không sẽ dễ gây hỏng hồ sơ. Có những hồ sơ bị nhòe chữ nên việc tra cứu rất khó khăn, khiến cho việc quản lý, thẩm định hồ sơ cũng như giải quyết chế độ chính sách đối với NCC và thân nhân gặp trở ngại. Ngay cả những phích lưu trữ đánh dấu số hiệu của hồ sơ, phục vụ cho việc tra cứu dễ dàng hơn cũng đã hư hỏng. Trải qua thời gian, cán bộ làm công tác NCC của Sở LĐ-TB&XH đã bổ sung, chỉnh trang hồ sơ rất nhiều lần, nhưng chỉ là để giữ gìn tốt hơn chứ không thể “làm mới” được vì giấy tờ gốc chỉ có một, không thể thay thế.

Hồ sơ bị ố màu khiến việc tra cứu rất khó khăn. Ảnh: D.L

Ông Lê Sáu - Phó Giám đốc Sở LĐ-TB&XH cho biết: “Có những bộ hồ sơ mà người tra cứu không dám động tay vào vì sợ hỏng. Nếu không có giải pháp lưu trữ tốt thì việc khai thác dữ liệu, quản lý sẽ là thách thức vô cùng lớn, gây mất an toàn đối với hồ sơ. Vì vậy việc mã số hóa hồ sơ NCC là nhu cầu hết sức cấp bách và cần thiết. Chúng tôi đã đến một số tỉnh thực hiện số hóa hồ sơ và thấy rằng việc lưu trữ điện tử là xu hướng tất yếu, thuận tiện rất nhiều cho công tác quản lý, giải quyết chế độ NCC”. Dự kiến, Đề án số hóa dữ liệu hồ sơ NCC mà Sở LĐ-TB&XH đang xúc tiến xây dựng sẽ được thực hiện trong 3 năm 2017-2019, với tổng nguồn kinh phí khoảng 10 tỷ đồng. Nếu đề án này được thực thi sẽ phục vụ công tác quản lý nhà nước hiệu quả hơn, giảm thời gian và công sức khi cần tra cứu hồ sơ NCC. Hơn nữa, hồ sơ lưu trữ bằng giấy luôn tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn khi thiên tai, hỏa hoạn. Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh, ứng dụng những tiện ích của nó cho việc lưu trữ hồ sơ NCC là hoàn toàn phù hợp, không chỉ đáp ứng nhu cầu lưu trữ mà còn góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính, phục vụ NCC và thân nhân họ tốt hơn.

LÊ DIỄM