“Sử dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu”

Ông Lương Đình Đường - Phó Cục trưởng Cục Thuế cho hay, sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là xu thế tất yếu trong thời đại kinh tế số. Đây là giải pháp hữu hiệu để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, dễ dàng quản lý, chống gian lận hóa đơn. Nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt, càng có lợi cho doanh nghiệp.

Xu thế tất yếu

* PV:Ông có thể cho biết hóa đơn điện tử là gì?

Ông Lương Đình Đường: Hóa đơn điện tử là một trong 3 hình thức hóa đơn. Thay vì tạo lập trên giấy, hóa đơn được tạo lập trên thiết bị điện tử (theo đúng quy định của Bộ Tài chính và cơ quan Thuế). Hóa đơn này tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua. Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác (tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…), phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Hóa đơn điện tử được sử dụng song ngữ. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

* PV:Vậy hóa đơn điện tử có gì khác với hóa đơn truyền thống?

Ông Lương Đình Đường: Có thể dễ dàng phân biệt hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và hóa đơn giấy khi hóa đơn điện tử không có trường liên và trường ký hiệu trên hóa đơn điện tử là E, còn hóa đơn giấy là P hoặc T. Hóa đơn điện tử có trường thông tin “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trong trường hợp hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy. Hóa đơn điện tử dùng chữ ký số còn hóa đơn giấy thì ký tay. Hóa đơn điện tử có nhiều tính năng nổi trội hơn so với hóa đơn truyền thống. Cụ thể, sẽ giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn. Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế. Sẽ tăng tính an toàn, khả năng bảo mật cho hóa đơn, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn. Quá trình thanh toán sẽ nhanh hơn và góp phần bảo vệ môi trường.

Có thể hiểu hóa đơn điện tử không có khái niệm “liên”. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất. Nói một cách rõ ràng, hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không được coi là hóa đơn điện tử. Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng cách tiếp nhận trên cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal). Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống, qua email, tiếp nhận bằng Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính bên nhận hóa đơn) và services. Tuy nhiên, 2 hình thức đầu là hình thức tiếp nhận hóa đơn phổ biến, đơn giản, dễ được khách hàng chấp nhận. Khách hàng có thể xem được hóa đơn điện tử trên máy tính, máy tính bảng, các thiết bị smart phone, nhưng khách hàng phải cài đặt thêm phần mềm chuyên dụng.

Thuận lợi cho doanh nghiệp

* PV:Doanh nghiệp cần gì để  được phát hành hóa đơn điện tử, thưa ông?

Ông Lương Đình Đường: Các tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế với cơ quan thuế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. Có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật. Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử. Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

* PV:Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang do dự, phân vân về chi phí, tiện ích trong việc sử dụng hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy?

Ông Lương Đình Đường: Áp dụng hóa đơn điện tử rất đơn giản. Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo, phát hành, quản lý hóa đơn. Đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn. Có thể nói hóa đơn điện tử chứa đựng nhiều thông tin hơn và hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp. Thêm vào đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tra cứu thông tin, kiểm soát phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp cũng sẽ tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần chờ đợi nhận được hóa đơn như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn của người bán dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.

Doanh nghiệp cũng không còn lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chuyển phát. Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí rất nhiều so với sử dụng hóa đơn giấy như: chi phí in ấn (giấy, mực in…), chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng. Đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ, cất giữ hóa đơn, bảo quản chống cháy nổ, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn, tăng cường khả năng bảo mật, chống gian lận. Không gặp rủi ro về mất, rách, cháy, hỏng như hóa đơn giấy…

Không chỉ vậy, sử dụng hóa đơn điện tử còn thúc đẩy cả lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp phải có sự đổi mới, nhất là về phương tiện công nghệ thông tin. Sự đổi mới này sẽ trở thành một yếu tố quan trọng tăng cường hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; khuyến khích, động viên nhân viên nâng cao khả năng học hỏi, thích nghi với sự thay đổi của môi trường hiện đại, xu thế hội nhập quốc tế trên môi trường mạng. Sự đổi mới của lãnh đạo trong nền kinh tế số còn làm thay đổi về nhận thức trong việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, điều hành công việc hiệu quả. Triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp, không chỉ có lợi trong quản trị kinh doanh mà còn nâng cao vị thế, uy tín của doanh nghiệp với đối tác để có sự tin tưởng, gắn kết về lâu dài, tăng lợi thế cạnh tranh, vì hóa đơn điện tử chống gian lận, hóa đơn giả,

Sớm chuẩn bị để không bị động

* PV:95% doanh nghiệp địa phương là nhỏ và vừa, tiềm lực công nghệ, tài chính còn yếu thì chuyển sang hình thức mới sẽ khó tương thích vì đòi hỏi đội ngũ nhân lực có trình độ, máy móc hiện đại. Liệu đến 1.7.2022 có thực thi trong việc hoàn toàn sử dụng hóa đơn điện tử hay không?

Ông Lương Đình Đường: Hiện còn thiếu, chưa đảm bảo những điều kiện cần thiết để sử dụng hóa đơn điện tử một cách đại trà, nên trung ương đã cho phép dời thực hiện hóa đơn điện tử đại trà đến ngày 1.7.2022. Tuy nhiên, từ nay đến đó, Nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử, càng sớm càng tốt, càng có lợi cho doanh nghiệp. Sử dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu. Nhiều lợi ích không riêng gì cơ quan thuế. Nó sẽ bảo vệ người tiêu dùng, bảo vệ sản phẩm hàng hóa, uy tín doanh nghiệp, kể cả an ninh quốc gia trên tờ hóa đơn này. Doanh nghiệp và cơ quan thuế buộc phải chuẩn bị kỹ hạ tầng công nghệ, kết nối… Vì mọi giao dịch kinh doanh đến ngày đó đều buộc phải xuất hóa đơn điện tử, không còn hóa đơn giấy. Mọi chuyện sẽ trở nên bình thường như chuyện kê khai, hoàn thuế, giải đáp pháp luật thuế hiện nay đều đã bằng điện tử.

Có thể thấy, dù chưa đến thời điểm bắt buộc, nhưng tính đến ngày 21.12.2020, toàn Quảng Nam đã có đến 3.263 doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử, chiếm gần 44% tổng số doanh nghiệp. So với năm 2019 tăng 22% doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử. Con số này là minh chứng về lợi ích của hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã nhìn thấy. Trong bối cảnh hội nhập, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa, nếu doanh nghiệp không tận dụng thì sẽ mất đi cơ hội và tụt lại phía sau. Chính phủ khuyến khích doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh nếu đảm bảo điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì nên áp dụng hóa đơn điện tử trước thời điểm Chính phủ bắt buộc. Cục Thuế khuyến khích những doanh nghiệp đáp ứng được hạ tầng công nghệ thông tin thì nên áp dụng hóa đơn điện tử trong thời gian này. Không nên để đến kề thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (ngày 1.7.2022) mới áp dụng, thì e rằng lúc đó sẽ trở ngại, khó khăn cho doanh nghiệp. Vì lúc đó, bất cứ ai cũng phải thực hiện nên sinh ra áp lực.