Sử dụng hóa đơn điện tử : Lợi cả đôi đường

Sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong mua bán điện thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống sẽ góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao tính bảo mật cho doanh nghiệp.

Xu hướng tất yếu

HĐĐT là tập hợp các thông tin, dữ liệu điện tử về hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được khởi tạo, lập gửi, nhận lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Loại hóa đơn này được khởi tạo, lập xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và lưu trữ trên máy vi tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Ưu điểm của HĐĐT là tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản và lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai nộp thuế; quá trình thanh toán nhanh hơn; phù hợp với công nghệ tiên tiến; góp phần bảo vệ môi trường.      

Khách hàng sử dụng HĐĐT có nhiều tiện ích hơn như: được lưu trên máy tính, lúc nào cần thiết tự in, không phải quản lý hóa đơn giấy hàng tháng.Ảnh: T.LỘ

Thực hiện chủ trương của Tổng Công ty Điện lực miền Trung, kể từ đầu tháng 6.2014, Công ty Điện lực Quảng Nam (PC Quảng Nam) chính thức triển khai chuyển đổi từ hình thức hóa đơn tiền điện dạng giấy sang hình thức hóa đơn điện tử mua bán điện đối với các khách hàng trên địa bàn tỉnh. Đây là hình thức thanh toán hiện đại, giảm sử dụng tiền mặt trong thanh toán, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thanh toán tiền điện một cách nhanh chóng, an toàn, tiết kiệm được thời gian đi lại, đồng thời góp phần giảm áp lực khách hàng phải đến nộp tiền điện tại các quầy thu, điểm thu, nâng cao năng suất hiệu quả làm việc thu tiền, tiết giảm định biên lao động trong công tác thu tiền điện tại các công ty điện lực.

Khi sử dụng HĐĐT thì mọi hình thức thanh toán tiền điện vẫn không thay đổi. Hằng tháng, khách hàng vẫn nhận được giấy báo tiền điện như hiện nay và sẽ nhận biên lai thanh toán khi nộp tiền điện. Đây được xem như chứng từ pháp lý xác nhận khách hàng đã thanh toán hóa đơn. Tùy theo hình thức thanh toán mà khách hàng có các loại xác nhận thanh toán khác nhau như: giấy biên nhận thanh toán, phiếu thu tiền điện tại quầy, chứng từ thu tiền của ngân hàng, tin nhắn SMS…  Khách hàng nếu có nhu cầu nhận thông tin về hóa đơn tiền điện sẽ được đáp ứng theo các hình thức như: thông qua trang web chăm sóc khách hàng của PC Quảng Nam (bằng cách đăng nhập tra cứu, tải thông tin về hóa đơn tiền điện); email: hóa đơn tiền điện được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký của khách hàng, hoặc tại các quầy giao dịch của các điện lực trên địa bàn.

Ngành điện đã đầu tư máy móc, trang thiết bị, nâng cấp hệ thống đường truyền internet, hợp tác chặt chẽ với các hãng cung cấp giải pháp phần mềm để hoàn thiện ứng dụng cho HĐĐT.

Ông Nguyễn Minh Tuấn - Phó Giám đốc PC Quảng Nam cho biết, để chuẩn bị cho việc áp dụng HĐĐT, ngành điện đã đầu tư máy móc, trang thiết bị, nâng cấp hệ thống đường truyền internet, hợp tác chặt chẽ với các hãng cung cấp giải pháp phần mềm để hoàn thiện ứng dụng; đồng thời bổ sung vào quy trình kinh doanh những quy định chi tiết liên quan đến HĐĐT để đảm bảo việc triển khai HĐĐT được thực hiện một cách đồng bộ, có hiệu quả và đầy đủ tính pháp lý. Mặt khác, PC Quảng Nam luôn chú trọng đến công tác tuyên truyền, phổ biến rộng khắp trên địa bàn tỉnh; đăng tải thông tin nội dung về sử dụng HĐĐT trên các phương tiện thông tin đại chúng về tiện ích của HĐĐT đến cộng đồng dân cư để tạo sự đồng thuận hợp tác tích cực từ khách hàng sử dụng điện.

Đối với các khách hàng ở miền núi, chưa sử dụng Internet sẽ nhận được giấy biên nhận thanh toán từ thu ngân viên theo mẫu quy định của ngành điện.

Tiện ích đôi đường

Theo ông Lương Đình Đường - Cục phó Cục Thuế Quảng Nam, PC Quảng Nam là đơn vị đầu tiên tại Quảng Nam áp dụng HĐĐT. Việc sử dụng HĐĐT trong các giao dịch quyết toán thể hiện tính chuyên nghiệp, năng động trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại và việc kê khai thuế sẽ thuận lợi hơn. Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT khách hàng sẽ không phải quản lý hóa đơn giấy hằng tháng, truy xuất thông tin nhanh, tránh mất mát, hóa đơn được bảo quản an toàn và bảo mật cao… Đối với khách hàng là doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh, sẽ không cần bảo quản, lưu giữ hóa đơn, khi cần có thể vào website của ngành điện để truy cập, tra cứu, tải hóa đơn về vào bất cứ thời điểm nào. Bà Trần Thị Lê ở đường Trần Hưng Đạo (TP.Hội An) chia sẻ: “Với tôi, sử dụng HĐĐT rất thuận tiện. Gia đình buôn bán, giấy tờ thường vứt lung tung, ít khi bảo quản. Khi có việc liên quan cần tìm là cả một vấn đề. Bây giờ, nếu có nghi ngờ về tiền điện, muốn xem hóa đơn điện, chỉ số công tơ chỉ cần truy cập vào địa chỉ internet của ngành điện sẽ tra cứu được”.  

Hệ thống HĐĐT giúp quá trình thanh toán tiền điện của khách hàng được nhanh chóng, tiện lợi, nhất là đối với khách hàng sử dụng điện sẽ nhận được chất lượng dịch vụ tốt hơn. Hiện nay, PC Quảng Nam đang hợp tác triển khai dịch vụ thu hộ tiền điện thông qua các ngân hàng là Agribank, ABB, Đông Á ... nhằm giúp khách hàng có thể thanh toán tiền điện thuận lợi bằng nhiều hình thức ngoài hệ thống của PC Quảng Nam. Trong thời gian tới, PC Quảng Nam sẽ phối hợp với hệ thống ngân hàng của tỉnh tiếp tục triển khai các kênh thanh toán như: thanh toán tại quầy giao dịch, qua ATM, SMS, Internet Banking, Mobile Banking… Việc áp dụng hình thức thu hộ tiền điện là tiền đề để từng bước thực hiện lộ trình giảm dần việc thu tiền tại nhà, chuyển dần qua hình thức thanh toán điện tử, từng bước thay đổi hình thức thanh toán truyền thống cũ sang hình thức thanh toán qua ngân hàng và tiến tới thanh toán điện tử. Theo ông Phan Đức Tú, chủ doanh nghiệp may ở Cụm công nghiệp Kế Xuyên (Thăng Bình), việc sử dụng HĐĐT không làm thay đổi hay gặp trở ngại gì so với việc thanh toán bằng hóa đơn in giấy trước đây. Ngược lại, khi sử dụng HĐĐT có nhiều tiện ích hơn như được lưu trên máy tính, lúc nào cần thiết tự in, không phải quản lý hóa đơn giấy hàng tháng, việc kê khai thuế thuận lợi, các giao dịch quyết toán mang tính chuyên nghiệp. Kết hợp với hình thức thanh toán tiền điện qua ngân hàng, khách hàng có thể tranh thủ mọi lúc mọi nơi, rất tiện lợi, không cần phải đến các điểm thu tiền điện của ngành điện.

Việc sử dụng HĐĐT trong mua bán điện thay thế cho hóa đơn giấy sẽ khuyến khích khách hàng sử dụng các phương thức thanh toán hiện đại, giảm bớt việc thu tiền điện theo hình thức truyền thống tại nhà. Đây là việc làm thiết thực của PC Quảng Nam trong lộ trình nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, thực hiện mục tiêu phát triển vì lợi ích khách hàng và xã hội.

TRUNG LỘ