Sử dụng hóa đơn điện tử: Vẫn chưa rộng rãi

Cùng với xu hướng phát triển các giao dịch điện tử, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) được xem là xu thế tất yếu, đem lại nhiều tiện ít nhưng hiện có rất ít doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh áp dụng phương thức này.

Công ty Điện lực Quảng Nam là một trong những đơn vị tiên phong phát hành HĐĐT cho khách hàng sử dụng điện. Ảnh: ĐẶNG HÙNG

Nhiều tiện ích

Kể từ khi được Bộ Tài chính chính thức triển khai năm 2011, đến nay việc sử dụng HĐĐT thay thế cho hóa đơn giấy trở thành sự lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp (DN). Là một trong những đơn vị triển khai sử dụng HĐĐT sớm trên địa bàn tỉnh, năm 2014 Công ty Điện lực Quảng Nam đã phát hành HĐĐT thay thế hóa đơn bằng giấy truyền thống cho khách hàng sử dụng điện.

Theo ông Lưu Đức Lợi - Phó Giám đốc Công ty Điện lực Quảng Nam, hóa đơn giấy được lập, gửi, ký và đóng dấu trên giấy, được quản lý và lưu trữ thủ công. Còn HĐĐT trong thu tiền điện là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của Công ty Điện lực Quảng Nam; được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy.

Theo ông Lợi, việc sử dụng HĐĐT giúp cho công ty giảm chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy như: chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt giảm chi phí lưu trữ hóa đơn. Sử dụng HĐĐT không những tiết kiệm chi phí giao dịch, rút ngắn được thời gian vận chuyển, không xảy ra sai sót trong quá trình kiểm đếm, rà soát và dễ dàng khi sử dụng, tìm kiếm, lưu trữ mà còn an toàn và tiện lợi. Trước đây, việc sử dụng hóa đơn giấy thường dễ gây rách, thất lạc, khó khăn trong việc tìm kiếm, cần nhiều nhân viên trong quá trình giao dịch hóa đơn và quản lý lưu trữ.

Với những ưu điểm vượt trội của HĐĐT so với việc sử dụng hóa đơn giấy, những năm gần đây, nhiều DN trong hệ thống ngân hàng, bưu chính viễn thông, bệnh viện, cấp thoát nước… trên địa bàn của tỉnh đã đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, đăng ký mã xác thực của cơ quan thuế để triển khai phát hành HĐĐT cho khách hàng.

Mới đây, Chi nhánh Xăng dầu Quảng Nam đã chính thức phát hành HĐĐT thay thế cho việc phát hành hóa đơn giấy thông thường trong toàn hệ thống cửa hàng xăng dầu trên địa bàn tỉnh. Theo ông Nguyễn Ngọc Hùng - Giám đốc Chi nhánh Xăng dầu Quảng Nam, HĐĐT được tạo lập trên hệ thống e-Invoice của Petrolimex; được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử trên hệ thống server của Petrolimex trong thời gian 10 năm; dễ dàng trong việc sao lưu đảm bảo chống mất mát, dễ dàng phục hồi, tra cứu. Khách hàng dễ dàng nhận HĐĐT bằng cách nhận mã tra cứu qua địa chỉ email hoặc phiếu tra cứu, sau đó truy cập vào trang web “hoadon.petrolimex.com.vn” để lấy hóa đơn.

Việc phát hành HĐĐT là một xu thế tất yếu, giảm bớt những gánh nặng về thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người tiêu dùng, tiết giảm chi phí kinh doanh. Sử dụng HĐĐT sẽ mang lại lợi ích thiết thực cho cơ quan thuế, DN và cả khách hàng. Cụ thể, với ngành thuế, việc sử dụng HĐĐT góp phần giảm thời gian, chi phí về hóa đơn cho DN, hạn chế các hành vi gian lận về hóa đơn, giảm thời gian làm thủ tục hành chính về hóa đơn. Còn đối với khách hàng, việc sử dụng HĐĐT giúp thuận tiện trong thanh toán, khách hàng có thể truy cập vào website của các DN để xem và tải hóa đơn khi cần bất cứ thời điểm nào.

Số lượng hạn chế

Sử dụng HĐĐT đã mang lại nhiều tiện ích, tuy nhiên vẫn còn nhiều DN e ngại. Tính đến ngày 20.5.2018, toàn tỉnh mới chỉ có 102 tổ chức (chủ yếu là trường học, bệnh viện và DN) khởi tạo sử dụng hóa HĐĐT. Hiện Quảng Nam có đến hơn 6.000 DN, chủ yếu là DN vừa và nhỏ, trong đó gần 60% DN có quy mô rất nhỏ, siêu nhỏ, lâu nay việc tiếp cận công nghệ thông tin vẫn còn hạn chế. Trong khi đó, để đủ điều kiện sử dụng HĐĐT, các DN phải đầu tư chi phí ban đầu không phải là nhỏ. Trước hết, DN có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng; có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. DN có hạ tầng công nghệ thông tin được đầu tư đồng bộ như: đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT; có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định…

Thay vì khuyến khích sử dụng HĐĐT như hiện nay, Bộ Tài chính đang dự thảo Nghị định sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo hướng tiến tới bắt buộc sử dụng HĐĐT. Theo đó, dự thảo nghị định quy định, kể từ tháng 7.2018 trở đi các DN, tổ chức không thực hiện đặt in hóa đơn, cơ quan thuế thực hiện đặt in hóa đơn để bán cho các DN mới thành lập, hộ, cá nhân kinh doanh. Ngành thuế sẽ hỗ trợ, hướng dẫn DN chuyển sang áp dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế. Đối với một số trường hợp không có nhu cầu mua hóa đơn quyển, nhu cầu sử dụng ít thì đề xuất cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn do cơ quan thuế tự in để sử dụng. Mục tiêu đặt ra là đến năm 2020 có khoảng 90% số DN sử dụng HĐĐT.

 Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang HĐĐT là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Tuy nhiên, để HĐĐT trở nên phổ cập thì cần rất nhiều sự hỗ trợ tích cực từ các cơ quan nhà nước, đặc biệt là cơ quan thuế, của các DN tư vấn cung cấp dịch vụ sử dụng HĐĐT để từng bước thay đổi nhận thức, tư duy của người dân và cả cộng đồng DN trên địa bàn tỉnh.

ĐẶNG HÙNG