Trả lời email mời phỏng vấn thế nào để tạo ấn tượng?

Nhằm tiếp tục “ghi điểm” thêm với nhà tuyển dụng, bạn cần phải trả lời thư mời phỏng vấn lịch sự, chuyên nghiệp và ấn tượng. Hãy tham khảo các bí quyết dưới đây và bạn sẽ dễ dàng tạo thiện cảm trong mắt nhà tuyển dụng trong quá trình tìm việc nhanh tại TPHCM, Hà Nội hay Đà Nẵng…

Phản hồi email mời phỏng vấn sớm nhất có thể

Bạn nên phản hồi ngay sau khi nhận được email mời phỏng vấn. Thời gian phản hồi càng sớm thì càng chứng tỏ bạn có tố chất làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp. Muốn vậy sau khi nộp CV ứng tuyển, bạn nên thường xuyên kiểm tra hộp thư để có thể đưa ra câu trả lời đúng lúc, chậm nhất là 24 giờ sau khi nhận thư. Đặc biệt, nếu trong thư không xác định cụ thể thời gian phỏng vấn, bạn nên chủ động đưa ra mốc thời gian phù hợp.

Viết tiêu đề email rõ ràng, chuyên nghiệp

Tiêu đề email là phần rất quan trọng mà nhiều ứng viên thường bỏ qua. Một email thiếu phần tiêu đề sẽ mất điểm trầm trọng trong mắt nhà tuyển dụng. Vì vậy mở đầu email, bạn phải chú ý viết tiêu đề thật rõ ràng và chuyên nghiệp. Khi nhận thư, tiêu đề sẽ là phần thông tin đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy. Nếu thư không có tiêu đề hoặc tiêu đề lan man, nhà tuyển dụng có thể bỏ qua nội dung phản hồi phỏng vấn của bạn.

Phần tiêu đề email phản hồi lời mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng cần đảm bảo đầy đủ những thông tin sau: [Họ và tên bạn] - [Vị trí ứng tuyển] - [Xác nhận/ từ chối lời mời phỏng vấn]. Bạn nên viết hoa để tiêu đề trông trang trọng hơn.

Ví dụ: NGUYỄN VĂN A - THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN VỊ TRÍ NHÂN VIÊN SALE

Nội dung chỉn chu

Nội dung email trả lời phỏng vấn cần ngắn gọn, rõ ràng, súc tích và phải đảm bảo đầy đủ các phần sau:

Lời chào hỏi trang trọng

Lời chào cao hơn mâm cỗ. Khi trả lời email mời phỏng vấn, lời chào hỏi lịch sự, nhã cũng rất quan trọng và cần thiết. Nắm bắt điểm này, bạn nên mở đầu thư bằng lời chào vừa thể hiện được sự lịch sự, chuyên nghiệp lại vừa dễ ghi điểm hơn với nhà tuyển dụng. Lời chào đầu thư có thể là “Kính gửi công ty…” hoặc “Kính gửi anh/chị…”

Nêu lý do ngắn gọn

Sau chào hỏi, bạn cần trình bày ngắn gọn lý do viết thư. Cụ thể, bạn nên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã mời mình phỏng vấn. Đồng thời, bạn cũng cần xác nhận rõ bản thân có tham gia phỏng vấn hay không. 

Bạn có thể trình bày nội dung này bằng một số cách diễn đạt như “Tôi viết thư này nhằm cảm ơn và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn…”, “Tôi viết thư này để gửi lời cảm ơn đến… đồng thời xác nhận tham gia phỏng vấn…”.

Gửi lời cảm ơn

Lời cảm ơn không chỉ xuất hiện ở đầu thư mà còn nên có ở cuối thư. Lời cảm ơn cuối thư cho thấy bạn không chỉ lịch sự mà còn rất quan tâm, trân trọng lời mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Đây chỉ là một chi tiết nhỏ, tuy nhiên, nó sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá cao thái độ, cách ứng xử của bạn.

Ở phần này, bạn có thể sử dụng mẫu câu quen thuộc như “Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn!”. Ngoài ra, bạn có thể tăng sự trang trọng bằng cách sử dụng cụm từ “trân trọng” ở cuối thư.

Đừng quên chữ ký cuối email

Chữ ký cuối mail cho thấy bạn là một người chu đáo, cẩn thận và rất chuyên nghiệp. Chữ ký này thường bao gồm họ tên bạn, số điện thoại, địa chỉ và email liên lạc khi cần thiết.

Trong trường hợp đột xuất phải thay đổi thông tin phỏng vấn hoặc nảy sinh một số vấn đề ngoài dự kiến, nhà tuyển dụng có thể dựa vào chữ ký cuối mail này để dễ dàng liên lạc với bạn.

Đính kèm các tài liệu theo yêu cầu

Khi tham gia phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường muốn thu thập thêm một số thông tin cụ thể có liên quan đến bạn như: Chứng minh thư, các loại chứng chỉ, danh sách những công ty bạn đã từng làm việc… Để không rơi vào tình thế bị động, trong thư phản hồi phỏng vấn, bạn nên chủ động hỏi nhà tuyển dụng các loại giấy tờ phải mang theo vào buổi phỏng vấn sắp tới. 

Trả lời email mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng rất quan trọng. Thư trả lời càng chuyên nghiệp và ấn tượng sẽ giúp bạn càng dễ dàng thành công hơn khi tham gia phỏng vấn thực sự. Mong rằng với những chia sẻ trong bài viết trên, bạn sẽ “bỏ túi” cho mình những kinh nghiệm hữu ích, từ đó, sớm chọn được vị trí việc làm phù hợp và ưng ý.