Sử dụng các công cụ của Google để làm việc tại nhà

Đầu tiên nên đăng ký một tài khoản Gmail. Khi đã có hãy mở nó ra. Ở góc phải trên cùng có biểu tượng 9 dấu chấm xếp thành hình vuông đó là Google apps (những ứng dụng của Google). Bấm vào đó để mở ra bảng chứa biểu tượng ứng dụng. Có khá nhiều apps, tất cả điều miễn phí.

1. Lên lịch làm việc và nhắc việc với Google Calendar

Đây là một thư ký đắc lực cho người quản lý hoặc trưởng nhóm để lên lịch làm việc, lịch họp qua mạng, nhắc việc, theo dõi cách làm việc và hoàn thành nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm.

2. Họp trực tuyến với Google Hangouts (vòng kết nối)

Google Hangouts là công cụ họp video trực tuyến miễn phí đi kèm mỗi tài khoản Gmail/Google. Các công ty lớn có thể đăng ký gói G Suite Enterprise để có thêm các chức năng cao cấp cho ứng dụng Hangouts Meet như tăng số lượng người tham gia cùng lúc lên 250 người hoặc tự động ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp vào Google Drive.

Yêu cầu đối với máy tính để bàn là phải trang bị thêm headphone và webcam, các laptop ngày nay thì đã được trang bị sẵn.

Họp trực tuyến với Hangouts có thể tắt tạm video nếu bạn đang họp tại nhà, chỉ dùng âm thanh (Audio). Ngoài ra, để có thể thuyết trình cho đội ngũ, người quản lý hay thuyết trình viên có thể Chia sẻ màn hình (Share screen) của họ cho mọi người đang tham gia họp Hangouts thấy hoặc gõ trao đổi bằng văn bản qua chat.

3. Cùng làm việc trên Docs, Sheets và Slides

Ngoài họp video trực tuyến, công ty bạn có thể tận dụng cả bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến rất hữu ích Google Docs đi kèm mỗi tài khoản (dùng được cả trên desktop/laptop hoặc tải ứng dụng di động cho smartphone) gồm:

+ Docs: thay thế Word với đầy đủ các chức năng soạn thảo, hiệu chỉnh văn bản chuyên nghiệp, thậm chí có thể soạn thảo nội dung văn bản tiếng Việt bằng giọng nói, đồng thời có thể lưu tài liệu dưới dạng Word hay PDF.

+ Sheets: thay thế Excel với các chức năng cho một bảng tính cùng các hàm công thức tính toán.

+ Slides: thay thế PowerPoint, tạo lập một file trình diễn.

4. Sao lưu dữ liệu trên Goole Drive

Dữ liệu là tài nguyên vô giá của doanh nghiệp, và trong thời gian cách ly tại nhà do dịch Covid-19, bạn không thể đến công ty sao chép dữ liệu từ máy chủ hay máy tính. Do đó, hãy tận dụng lưu trữ "đám mây" Google Drive.

Ưu điểm khi sử dụng "đám mây" lưu trữ là bạn hay nhân viên công ty có thể truy xuất từ bất kỳ nơi đâu, tại nhà hay quán cà phê, bất kỳ lúc nào muốn và từ đa dạng thiết bị như máy tính desktop/laptop hay qua ứng dụng di động trên smartphone. Bên cạnh đó là khả năng quản lý sắp xếp dữ liệu và cấp quyền truy cập cho từng tập tin (file) hay thư mục (folder).