Điện lực Quảng Nam hướng đến xây dựng văn phòng số

Đẩy mạnh số hóa văn phòng

Từ năm 2019, việc chuyển đổi số đã được triển khai trong hoạt động văn phòng của PC Quảng Nam. Cụ thể, công ty nâng cấp hệ thống văn phòng điện tử (CPC-eOffice), tăng cường ứng dụng nền tảng họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu báo cáo trên cổng thông tin nội bộ, truy xuất dữ liệu qua QR code…

Văn phòng số là một phần mềm tích hợp đầy đủ ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo…

Việc triển khai phần mềm CPC - eOffice của PC Quảng Nam đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống sang mô hình quản trị trực tuyến, làm tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số của đơn vị.

Trên cơ sở đó, PC Quảng Nam đã minh bạch hóa quá trình xử lý văn bản, cải thiện khâu phối hợp xử lý văn bản giữa phòng ban và đơn vị, kiểm soát và đo lường được thời gian xử lý công việc.

Ngoại trừ những văn bản, tài liệu bắt buộc phải quản lý theo chế độ văn bản mật, hầu hết công văn đến đều được số hóa, chuyển vào hệ thống văn phòng điện tử và giải quyết theo quy trình, tạo thuận lợi cho công tác tìm kiếm, lưu trữ văn bản dưới dạng file điện tử. Đặc biệt, toàn bộ hồ sơ khách hàng sử dụng điện được PC Quảng Nam số hóa và lưu trữ trên không gian mạng.

Ngoài ra, PC Quảng Nam đã ứng dụng công cụ điều động và quản lý phương tiện trên phần mềm CPC-eOffice, qua đó nhanh chóng và dễ dàng kiểm soát lịch xe…

Ông Nguyễn Văn Tuấn - Phó Chánh Văn phòng PC Quảng Nam, cho biết: “Thông qua ứng dụng công cụ điều động và quản lý phương tiện, người dùng sẽ thực hiện đăng ký trực tiếp và nhận được thông tin kịp thời về việc điều động phương tiện và lái xe, đảm bảo rút ngắn thời gian đăng ký phương tiện”.

Phòng họp không giấy

Toàn bộ quy trình của “Phòng họp không giấy” được PC Quảng Nam thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử. Trước mỗi cuộc họp, nội dung chương trình và tài liệu được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự họp nghiên cứu trước. Các thành viên dự họp có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp qua thiết bị thông minh để có những ý kiến đóng góp hiệu quả.

Ông Trần Đình Điệp - Trưởng phòng Công nghệ thông tin (PC Quảng Nam) cho biết: “Hiện nay, PC Quảng Nam dần hoàn chỉnh cơ sở hạ tầng thông tin, như nâng cao độ ổn định mạng WAN lõi, đường truyền thông tin dung lượng cao, thiết bị đầu cuối kết nối liên thông từ công ty đến các đơn vị trực thuộc, phục vụ cho các ứng dụng công nghệ thông tin. Thông qua kết nối, tăng cường chia sẻ thông tin, trao đổi xử lý công việc trên môi trường mạng, tổ chức hội nghị theo hình thức trực tuyến”.

Chỉ tính riêng từ đầu năm 2021 đến nay, do ảnh hưởng của dịch Covid-19, PC Quảng Nam đã tổ chức nhiều hội nghị trực tuyến như: các hội nghị chuyên đề; các cuộc họp giao ban công tác tháng; họp chỉ đạo, xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý vận hành, đầu tư xây dựng, công tác đoàn thể… Các thông tin được trao đổi minh bạch, rõ ràng và đa chiều, giúp việc thực thi nhiệm vụ nhanh chóng và chính xác.

Theo kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021 - 2025, PC Quảng Nam tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong cán bộ, công nhân viên, hoàn thành rà soát xây dựng lưu đồ giải quyết công việc. Kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa Tổng Công ty Điện lực miền Trung với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành điện với nhau..

“Trong năm đến, PC Quảng Nam sẽ xây dựng các chỉ tiêu đánh giá mức độ chuyển đổi số, hoàn thiện và xây dựng quy trình nghiệp vụ số, tiếp tục đẩy mạnh các đề án ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh” - ông Điệp cho hay.