Hiện đại hóa nền hành chính

Nền hành chính công đã được hiện đại hóa nhờ công nghệ thông tin, cải cách thủ tục với các mô hình “một cửa điện tử”, “một cửa liên thông”.

Tam Kỳ tiên phong

TP.Tam Kỳ là địa phương điển hình hiện đại hóa nền hành chính để quản trị, quản lý có hiệu quả các lĩnh vực; giải quyết nhanh gọn thủ tục, tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ lẫn công dân.

Mắt xích Q-Office

Trên cơ sở kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước giai đoạn 2012 - 2015 của UBND tỉnh, Sở Thông tin - truyền thông thực hiện dự án triển khai hệ thống phần mềm “điều hành tác nghiệp Q-Office” từ năm 2013. Đến nay, tất cả 60 đơn vị sở, ban ngành và địa phương cấp huyện đã được cài đặt ứng dụng phần mềm này. Theo lộ trình, hiện nay cấp xã chưa được hỗ trợ cài đặt, sử dụng phần mềm Q-Office, tuy nhiên một vài địa phương cấp huyện đã linh hoạt triển khai ứng dụng để cấp cơ sở tiếp cận, và TP.Tam Kỳ là một điển hình.

Tại phường An Xuân (TP.Tam Kỳ), sau gần 2 năm được UBND thành phố hỗ trợ triển khai sử dụng phần mềm Q-Office, những tiện ích sử dụng giúp địa phương dễ dàng hơn trong quản lý, điều hành công việc. Ông Võ Văn Đường - Chủ tịch UBND phường An Xuân cho biết, lúc mới triển khai, nhiều cán bộ tỏ ra lúng túng, nhất là với cán bộ lớn tuổi. Tuy nhiên hiện nay, hầu hết cán bộ phường đã quen với các thao tác trên máy tính để cập nhật, xử lý công việc. “Trước đây địa phương gửi, nhận văn bản theo cách trực tiếp trao tay. Hiện nay, mọi việc đã đi vào nền nếp, cán bộ nào chậm tiếp cận thông tin qua internet gây ảnh hưởng đến công việc chung sẽ bị nhắc nhở, yêu cầu báo cáo trong các cuộc họp giao ban đầu tuần. Việc tra cứu văn bản bây giờ dễ dàng, tránh được tình trạng đi lục lọi tìm kiếm như sử dụng văn bản giấy” - ông Đường nói.

Việc giải quyết thủ tục hành chính tại TP.Tam Kỳ nhanh, gọn nhờ mô hình “một cửa điện tử”. Ảnh: HOÀNG BIN

Phần mềm Q-Office là hình thức hỗ trợ công việc thông qua mạng LAN, giải quyết tốt các khâu như giao việc, quản lý hồ sơ công văn, kênh dùng chung cho việc tác nghiệp… Phần mềm này “mềm dẻo” bởi tính năng phân quyền tùy theo chức vụ, vì thế giúp điều hành công việc nhanh chóng và hiệu quả cao, có thể tác nghiệp mọi lúc, mọi nơi. Nhờ vậy không chỉ trao đổi thông tin nội bộ trực tuyến, quản lý văn bản đến, văn bản đi… mà lãnh đạo các cơ quan có thể giám sát tiến độ xử lý công việc của cán bộ, công chức.

Ông Trần Nguyễn Hồng Minh - cán bộ thống kê phường Hòa Hương (TP.Tam Kỳ) cho biết, từ khi áp dụng phần mềm Q-Office, địa phương đã tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn trong việc photocopy, in ấn văn bản, hồ sơ. “Từ đầu năm 2016 đến nay, chúng tôi tiếp nhận gần 500 văn bản đến, gửi hơn 250 văn bản đi qua Q-Office. Nhờ vậy tiết kiệm được thời gian đi lại, chi phí và hiệu quả xử lý công việc được nhanh hơn, khoa học hơn” - ông Minh nói. Còn ông Lê Hồng Tuyến - Chủ tịch UBND phường Hòa Hương cho biết, địa phương luôn nằm trong tốp dẫn đầu về cải cách hành chính của TP.Tam Kỳ, trong đó việc ứng dụng CNTT được triển khai mạnh mẽ. “Thông qua những lớp tập huấn, cán bộ công chức được tiếp cận, nâng cao trình độ tin học. Chúng tôi triển khai ứng dụng phần mềm Q-Office ở cả khối chính quyền và Mặt trận - đoàn thể. Nhờ vậy công tác chỉ đạo được kịp thời, tối giản được nhiều công đoạn” - ông Tuyến nói.
Theo Văn phòng UBND TP.Tam Kỳ, kể từ đầu năm 2015, thành phố không còn thực hiện triển khai văn bản giấy. Tất cả giấy mời, văn bản, tài liệu cuộc họp… được scan đưa lên internet. Theo đó yêu cầu cán bộ phụ trách các đơn vị, phòng ban tối thiểu truy cập vào server hệ thống 2 lần/ngày. Theo ông Nguyễn Hồng Lai - Chánh Văn phòng UBND TP.Tam Kỳ, để hướng tới xây dựng chính quyền điện tử, địa phương có chủ trương đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT từ cấp thành phố đến cơ sở. “Ngoài server của UBND thành phố, các đơn vị còn có hệ thống tài khoản riêng để quản lý, điều hành công việc nội bộ. Việc tin học hóa vấn đề quản lý, giải quyết văn bản, hồ sơ công việc góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, tạo nền tảng cho việc áp dụng các lĩnh vực chuyên môn khác” - ông Lai nói.

“Một cửa điện tử”

Dù chưa phải thực sự hoàn hảo, nhưng cơ bản công tác cải cách hành chính trên địa bàn TP.Tam Kỳ đem lại mức độ hài lòng cao cho người dân nhờ rút ngắn thời gian giải quyết thông qua triển khai mô hình “một cửa điện tử”.

Sau một thời gian làm thủ tục tách thửa, chuyển đổi mục đích sử dụng đất trồng cây lâu năm trong vườn nhà, đến nay bà Huỳnh Thị Sang (trú thôn Phú Đông, xã Tam Phú, TP.Tam Kỳ) đã sở hữu quyền sử dụng 3 thửa đất để tặng cho con cái trong gia đình theo ý muốn của mình. Được cán bộ ở bộ phận “một cửa” TP.Tam Kỳ hướng dẫn cụ thể, quyền lợi chính đáng của bà Sang được giải quyết nhanh gọn. “Dù có thời gian Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất TP.Tam Kỳ bị xáo trộn do hợp nhất về một đầu mối giải quyết của tỉnh, nhưng từ cách giải thích của cán bộ đến thông báo thời gian giải quyết qua tin nhắn điện thoại tôi thấy rất rõ ràng. Tuy thời gian giải quyết hơi bị trễ nhưng tôi thấy chấp nhận được vì nguyên nhân khách quan” - bà Sang cho biết.

Có mặt tại bộ phận “một cửa” của TP.Tam Kỳ, điều chúng tôi ghi nhận được là không khí giải quyết thủ tục hành chính rất cởi mở, thẳng thắn, hiếm thấy sự phiền toái thể hiện trên khuôn mặt của người dân. Nhiều người bộc bạch, hài lòng nhất là nhân viên, cán bộ “một cửa” lịch sự, lễ phép. Các thủ tục hành chính được niêm yết; nội quy, thời gian làm việc, số điện thoại đường dây nóng, số điện thoại của lãnh đạo được công khai minh bạch. Các thủ tục hành chính giải quyết cho công dân theo hướng đơn giản, dễ thực hiện, bảo đảm giảm thủ tục, giảm thời gian và chi phí.

Theo Phòng Nội vụ TP.Tam Kỳ, thời điểm này, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” thực hiện được 6 lĩnh vực thiết thực nhất với người dân gồm: đất đai, xây dựng, đăng ký kinh doanh, LĐ-TB&XH, tư pháp, GD-ĐT (tăng 3 lĩnh vực so với năm 2012). Từ năm 2014, nhiều lĩnh vực đã được chính quyền gộp lại giải quyết một lần. Đơn cử, thành phố triển khai thực hiện liên thông trên lĩnh vực hộ tịch, bảo hiểm y tế và đăng ký thường trú cho trẻ em dưới 6 tuổi. Từ sự tinh gọn này đã rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết thủ tục. Cụ thể, đăng ký khai sinh, cấp bảo hiểm xã hội và hộ khẩu thường trú cho trẻ em dưới 6 tuổi giảm 19 ngày làm việc; cấp giấy phép xây dựng giảm 2 - 4 ngày; đăng ký kinh doanh giảm 2 ngày. Về lĩnh vực đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đấu giá tại các khu dân cư hay cấp mới, cấp đổi, cấp lại, chuyển mục đích, tách thửa mỗi thủ tục giảm 3 ngày làm việc so với thời gian quy định.

Theo Phòng Tư pháp TP.Tam Kỳ, tiện ích nhất là công dân đăng ký hộ tịch bằng hình thức trực tuyến, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Nếu như trước đây khi người dân đi làm ăn xa, muốn thay đổi thông tin hộ tịch thường phải trở về địa phương làm thủ tục, tốn nhiều thời gian lẫn công sức. Thế nhưng, với mô hình đăng ký hộ tịch trực tuyến, người dân chỉ cần truy cập internet và làm theo chỉ dẫn là xong. Từ năm 2015, chính quyền áp dụng “một cửa điện tử” trong các giao dịch hành chính trên tất cả lĩnh vực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Với mô hình “một cửa điện tử”, người dân có thể truy cập, tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên Cổng thông tin điện tử thành phố, thông qua mã số vạch hồ sơ, tin nhắn SMS... Qua đó giúp công dân, tổ chức biết được kết quả giải quyết hồ sơ. Đến nay, Tam Kỳ triển khai liên thông dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 trên lĩnh vực đăng ký kinh doanh và tư pháp gồm cấp lại bản chính giấy khai sinh, thay đổi - cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, giới tính.

VĂN HÀO - TRẦN HỮU

Q-Office, xu hướng tất yếu

Liên thông hệ thống 4 cấp

Việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước luôn được Chính phủ quan tâm, chỉ đạo sử dụng nhằm thay thế văn bản giấy. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, ngày 10.4.2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015; Chỉ thị 15/CT-TTg năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước, chuyển phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang làm việc qua mạng với văn bản điện tử đã khẳng định sử dụng văn bản điện tử là xu hướng tất yếu. Đó là một trong những giải pháp nhằm thực hiện hiệu quả công tác cải cách hành chính.

Văn phòng Chính phủ đã thử nghiệm thành công giải pháp Trục liên thông kết nối hệ thống phần mềm quản lý văn bản chỉ đạo, điều hành từ Văn phòng Chính phủ đến hệ thống phần mềm quản lý văn bản của TP.Hồ Chí Minh, Kiên Giang, Tây Ninh, Đà Nẵng và một số tỉnh, thành phố khác. Trong thời gian tới tất cả tỉnh, thành phải được kết nối vào trục liên thông. Đối với Quảng Nam, khi được kết nối, văn bản điện tử sẽ được liên thông trong hệ thống chính quyền 4 cấp từ Chính phủ đến UBND tỉnh, huyện, xã. Qua đó Chính phủ, UBND tỉnh sẽ giám sát được việc thực hiện các chỉ đạo, điều hành từ cấp tỉnh đến cấp xã, phường. Ngoài việc tăng tính hiệu quả của quá trình xử lý công việc, giám sát chặt chẽ và nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy chính quyền, việc kết nối và liên thông sẽ mang lại lợi ích kinh tế rất lớn từ việc giảm tối đa chi phí xử lý văn bản cũng như các quyết định xử lý được đưa ra chính xác, kịp thời.

Ứng dụng phần mềm Q-Office tại phường An Xuân (TP.Tam Kỳ). Ảnh: V.H

Theo số liệu thống kê từ Sở Thông tin  - truyền thông, trong năm 2015 có hơn 700 nghìn trao đổi điện tử được các sở, ban ngành, địa phương thực hiện thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Q-Office. Theo đó, ước tính tiết kiệm được ít nhất 700 triệu đồng từ chi phí văn phòng phẩm và chi phí bưu chính.

Chưa khai thác hết tính năng

Ông Trương Thái Sơn - Trưởng phòng CNTT Sở Thông tin - truyền thông cho biết, mặc dù 100% các sở, ban ngành và địa phương cấp huyện được hỗ trợ cài đặt phần mềm Q-Office nhưng con số các đơn vị triển khai sử dụng chưa đạt tuyệt đối, khoảng hơn 90%. “Ngoài những tiện ích thấy rõ, việc ứng dụng phần mềm này còn có những khó khăn nhất định. Trong khi các sở, ban ngành triển khai hiệu quả thì ở cấp huyện, nhất là địa bàn miền núi gặp nhiều rào cản nên chưa khai thác hết tính năng. Hơn nữa, vì dữ liệu lớn nên hệ thống máy chủ có lúc bị quá tải, chạy chậm. Do vậy cần chú trọng việc nâng cấp, bảo dưỡng phần mềm” - ông Sơn nói. Theo thống kê, mỗi năm Sở Thông tin - truyền thông xử lý trung bình khoảng 1.000 văn bản thông qua Q-Office. Nhờ vậy giúp đơn vị tiết kiệm được một khoản chi phí văn phòng phẩm, tiếp cận công việc khoa học.

Trung tâm CNTT và truyền thông Quảng Nam (Sở Thông tin - truyền thông) là đơn vị trực tiếp cài đặt, quản lý hệ thống toàn tỉnh. Kỹ sư Đinh Trường Giang - Giám đốc trung tâm cho biết, phần mềm Q-Office có rất nhiều tính năng; tuy nhiên nhiều đơn vị chưa khai thác hết, chủ yếu tập trung ở việc quản lý nội bộ và nhận văn bản đến. Ông Giang nói: “Sử dụng phần mềm sẽ giúp cán bộ quản lý thống kê, kiểm soát được công việc theo tiêu chí trễ hẹn và đúng hẹn. Ngoài ra, việc tích hợp phần mềm nhắn tin, thực hiện nhắn tin nhắc lãnh đạo sẽ phục vụ công tác chỉ đạo điều hành, xử lý công việc kịp thời”. Theo kỹ sư Đinh Trường Giang, việc triển khai hiện nay mới dừng lại các ở các ngành dọc, trực thuộc, nội bộ chứ chưa kết nối, mở rộng liên kết giữa các đơn vị, sở ngành với nhau. Và vấn đề này cần được tháo gỡ, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật để hướng đến một môi trường hành chính chuyên nghiệp.

VĂN HÀO

Giao dịch trực tuyến

Đã triển khai 18/60 dịch vụ và kế hoạch đến cuối năm 2016 sẽ hoàn thành 100% số thủ tục theo phương thức dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 là nỗ lực của Sở Tài nguyên - môi trường.

Đầu năm 2015, Sở Tài nguyên - môi trường triển khai thực hiện dự án xây dựng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 áp dụng cho 18 thủ tục. Anh Phạm Hải Tín - cán bộ “một cửa”, phụ trách tiếp nhận thông tin hồ sơ qua phần mềm máy tính cho biết, từ khi áp dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, người dân, doanh nghiệp đăng ký qua internet với bộ thủ tục trên. “Lúc mới triển khai thực hiện, nhiều người còn bỡ ngỡ nên vẫn mang hồ sơ thủ tục đến nộp trực tiếp. Nhưng khi được chúng tôi hướng dẫn, chỉ cách lập tài khoản đăng ký, vướng mắc điểm nào đều được giải đáp qua điện thoại hoặc e-mail nên người dân, doanh nghiệp dần tiếp cận và làm quen với cách thức đăng ký trực tuyến, tiện lợi hơn rất nhiều” - anh Tín nói.

Giao diện phần mềm dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 trên Cổng thông tin điện tử Sở Tài nguyên - môi trường. Ảnh: V.H

Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường internet với 4 mức độ. Ông Tào Quý Tâm - Phó Chánh văn phòng Sở Tài nguyên - môi trường cho biết, ở mức độ 1, cổng thông tin điện tử đơn vị có đầy đủ thông tin về quy trình thủ tục thực hiện dịch vụ, các giấy tờ cần thiết, các bước tiến hành, thời gian thực hiện, chi phí thực hiện dịch vụ. Mức độ 2, ngoài thông tin đầy đủ như mức độ 1, cổng thông tin điện tử cho phép người sử dụng tải về các mẫu đơn, hồ sơ để người sử dụng có thể in ra giấy, hoặc điền vào các mẫu đơn. Việc nộp lại hồ sơ sau khi hoàn thành được thực hiện qua đường bưu điện hoặc người sử dụng trực tiếp mang đến cơ quan thụ lý hồ sơ. Mức độ 3, ngoài thông tin đầy đủ như ở mức độ 1 và các mẫu đơn, hồ sơ cho phép tải về như ở mức độ 2, cổng thông tin điện tử cho phép người sử dụng điền trực tuyến vào các mẫu đơn, hồ sơ và gửi lại trực tuyến các mẫu đơn, hồ sơ sau khi điền xong tới cơ quan và người thụ lý hồ sơ. Các giao dịch trong quá trình thụ lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện qua mạng. Tuy nhiên, việc thanh toán chi phí và trả kết quả sẽ được thực hiện khi người sử dụng dịch vụ đến trực tiếp cơ quan cung cấp dịch vụ. Còn ở mức độ 4, ngoài những bước như ở các mức độ trước, việc thanh toán chi phí sẽ được thực hiện trực tuyến, việc trả kết quả có thể thực hiện trực tuyến hoặc gửi qua đường bưu điện.

“Qua hơn một năm thực hiện, chúng tôi giảm tải được áp lực, giải quyết công việc nhanh hơn, thuận tiện và khoa học. Ngoài ra, các cá nhân, tổ chức tiết kiệm được thời gian, chi phí trong quá trình làm thủ tục hành chính” - ông Tào Quý Tâm nói. Hiện nay, Quảng Nam chưa có đơn vị, sở ngành nào triển khai dịch vụ công trực tuyến ở mức độ 4. Việc triển khai ở mức độ 3 tính đến tháng 10.2015 cũng chỉ có 9 đơn vị, sở, ban ngành tham gia.

Mức độ 3 và 4 là hai mức độ cao trong cung cấp dịch vụ công trực tuyến với nhiều tiện ích, hạn chế nạn tham nhũng ở các cơ quan quản lý nhà nước. Theo kết quả chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính cấp sở, ban ngành năm 2014 (chưa có kết quả năm 2015), Sở Kế hoạch - đầu tư, Sở Thông tin - truyền thông, Sở Tài nguyên - môi trường là những đơn vị dẫn đầu về chỉ số thành phần này. Tại Cổng thông tin điện tử của Sở Tài nguyên - môi trường với tên miền “tnmtquangnam.gov.vn”, cá nhân, doanh nghiệp muốn đăng ký thuộc 18 dịch vụ thủ tục trực tuyến cần click chuột vào phần danh mục “Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3” và làm theo chỉ dẫn. Để người dân tiếp cận, nắm bắt được 18 thủ tục này, Sở Tài nguyên - môi trường đẩy mạnh tuyên truyền qua các kênh báo chí, truyền thông.

Bà Doãn Thị Thạch Thảo - Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin tài nguyên môi trường (Sở Tài nguyên - môi trường) cho biết, việc áp dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 sẽ nâng cao được trách nhiệm của các cán bộ quản lý, giảm chi phí đi lại của người dân và doanh nghiệp, đồng thời người làm thủ tục có thể giám sát được tiến độ xử lý hồ sơ. “Đơn vị chúng tôi chuyên trách thực hiện việc xây dựng phần mềm dịch vụ công trực tuyến. Vì vậy thuận lợi trong việc theo dõi, chỉnh sửa khi gặp sự cố về kỹ thuật và tính hợp lý trong quá trình vận hành. Theo chỉ đạo của UBND tỉnh, dự kiến đến cuối năm nay, 100% các thủ tục hành chính (60 thủ tục) của sở được cung cấp qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 3. Việc triển khai cho 42 thủ tục tiếp theo cũng không quá phức tạp vì chúng tôi đã xây dựng được bộ lõi từ các thủ tục trước, tuy nhiên cần có nguồn kinh phí” - bà Thảo nói.

VĂN HÀO