Ứng dụng công nghệ thông tin: Tiện ích & hiệu quả

Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã giúp Sở Thông tin - truyền thông thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho công việc chuyên môn của đơn vị, cũng như các tổ chức, cá nhân liên hệ công tác.

Theo Trưởng phòng CNTT (Sở Thông tin - truyền thông) Trương Thái Sơn, CNTT là động lực chính thúc đẩy công tác cải cách hành chính và tạo dựng một môi trường hành chính hiện đại. Riêng tại sở, việc ứng dụng CNTT đã giúp công tác chỉ đạo, điều hành của đơn vị cũng như giải quyết công việc của người dân, doanh nghiệp nhanh chóng, hiệu quả. Sở đã xây dựng chương trình điều hành tác nghiệp nội bộ, hầu hết công tác chỉ đạo, xử lý văn bản đi - đến, kế hoạch công tác, theo dõi tiến độ công việc được giao, trao đổi công việc,... đều được tác nghiệp qua kênh điều hành này. Nhờ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian, giấy tờ, giảm các cuộc họp và hiệu quả giải quyết công việc ngày càng cao. “Trong xử lý công việc hằng ngày, thay vì sử dụng văn bản giấy, tất cả đều được scan để chuyển trình lãnh đạo trước. Và lãnh đạo khi giao nhiệm vụ xử lý cho các phòng ban cũng gửi thông qua phần mềm văn thư. Nhờ vậy, thời gian xử lý luôn nhanh chóng và tiết kiệm được một phần chi phí in ấn giấy tờ” - ông Sơn khẳng định. Cũng theo ông Sơn, việc số hóa các loại văn bản trong công tác quản lý, lưu trữ còn giúp cho khâu tìm kiếm văn bản nhanh chóng hơn. Thay vì vào kho lưu trữ đến từng kệ, mục để tìm kiếm thủ công thì cán bộ, chuyên viên của sở chỉ cần vào phần mềm, gõ tên văn bản cần tìm là sẽ hiển thị ngay kết quả hồ sơ văn bản cần tìm. Việc này cũng góp phần xử lý công việc của sở luôn nhanh chóng.

Trang giao dịch “một cửa điện tử” của Sở Thông tin - truyền thông.

Ông Trương Thái Sơn cho biết, các quy trình chuyên môn nghiệp vụ đều thực hiện qua phần mềm chuyên dụng, như: phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu thông tin địa lý các trạm thu phát sóng di động BTS (GIS); phần mềm quản lý chỉ số ứng dụng CNTT trong các sở, ban ngành, đơn vị; phần mềm quản lý cấp phép xuất bản bản tin, tài liệu không kinh doanh; phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu các đại lý Internet… “Ví dụ như phần mềm GIS, khi một đơn vị viễn thông đến xin cấp phép xây dựng trạm BTS ở một vị trí nào đó, chúng tôi không phải mất thời gian đi xuống thực địa xem xét có thể xây dựng trạm BTS hay không. Thay vào đó, chỉ cần mở phần mềm GIS, kiểm tra tọa độ địa lý để thu thập các thông tin liên quan, đánh giá xem có thể xây dựng thêm trạm BTS được hay không và sẽ có câu trả lời ngay cho đơn vị viễn thông” - ông Sơn chia sẻ. Hay như trong lĩnh vực bưu chính viễn thông, các doanh nghiệp không cần phải gửi báo cáo bằng văn bản giấy đến Sở Thông tin - truyền thông mà chỉ cần nhập số liệu báo cáo qua phần mền chuyên dụng. Việc này đã giúp sở quản lý kịp thời trong lĩnh vực này và ít gây tốn kém, phiền hà cho doanh nghiệp.

Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp Sở Thông tin - tuyền thông xây dựng môi trường hành chính hiện đại. Ảnh: ĐOÀN ĐẠO

Ông Trương Thái Sơn nói: “Vì đặc thù công việc nên tại Sở Thông tin - truyền thông, việc ứng dụng CNTT luôn được coi trọng. Ngoài việc trang bị các thiết bị CNTT cho cán bộ, lãnh đạo sở luôn khuyến khích cán bộ, nhân viên tự trang bị thêm thiết bị điện tử, sản phẩm CNTT để phục vụ chuyên sâu cho công việc của mình”. Hiện nay, tại cơ quan này có 100% cán bộ, công chức, người lao động được bố trí máy vi tính làm việc (trừ nhân viên hợp đồng 68) và 100% máy vi tính đều được kết nối Internet, mạng máy tính cục bộ (LAN) và luôn sử dụng thư điện tử trong trao đổi công việc.

Trong xử lý hồ sơ thủ tục của công dân, ông Sơn cho biết, bộ phận “Tiếp nhận và trả kết quả” của sở luôn bố trí, phân công công chức đúng chuyên môn, nghiệp vụ làm việc. Đồng thời ban hành đầy đủ quy định quy trình tiếp nhận, chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; cũng như trách nhiệm của bộ phận liên quan trong việc thực hiện cơ chế một cửa, trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Đặc biệt, sở tiếp tục đẩy mạnh triển khai thực hiện chương trình “một cửa” qua Internet tại địa chỉ “http://motcua.dptqnam.gov.vn/” và niêm yết công khai 17 bộ thủ tục hành chính để phục vụ nhu cầu giao dịch của công dân. “Sử dụng “một cửa điện tử” đã giúp việc giao dịch của công dân, tổ chức được tiện lợi hơn nhiều. Khi công dân, tổ chức truy cập vào trang, nhập thông tin hồ sơ, phầm mềm sẽ tự động xuất phiếu hẹn. Đồng thời phần mềm cũng thống kê, báo cáo tình trạng giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức đến giao dịch. Chính vì vậy, chúng tôi và cả công dân có thể giám sát được việc thực hiện công việc của bộ phận “một cửa”, tránh được tình trạng “ngâm” hồ sơ không giải quyết” - ông Sơn nói.

ĐOÀN ĐẠO