Doanh nghiệp có lợi gì khi áp dụng hóa đơn điện tử?

Trước hết có thể khẳng định lần đầu tiên ở nước ta hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã được Quốc hội quy định thành luật (Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 ngày 13.6.2019). Điều đó cho thấy sự quan trọng của loại chứng từ điện tử này đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, người dân trong thời đại chuyển đổi số.

Theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38 (Điều 89) thì “HĐĐT bao gồm hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Theo đó, HĐĐT được chia thành 2 loại (HĐĐT có mã của cơ quan thuế, HĐĐT không có mã của cơ quan thuế). HĐĐT có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Luật Quản lý thuế số 38 cũng quy định doanh nghiệp sử dụng HĐĐT không mã cơ quan thuế nếu kinh doanh ở 15 ngành nghề, lĩnh vực gồm điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính, tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy (trừ các doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế).

Trong đó, doanh nghiệp kinh doanh 15 ngành nghề (nêu trên) nhưng thuộc diện rủi ro cao về thuế thì phải sử dụng HĐĐT có mã. Ngoài ra, các doanh nghiệp này có nhu cầu sử dụng HĐĐT có mã thì đăng ký áp dụng HĐĐT có mã.

Ưu điểm của HĐĐT có mã

Việc sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế ưu điểm vượt trội của nó là đảm bảo tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác: Việc lập và giao nhận hóa đơn nhanh chóng, việc ký và giao nhận hóa đơn được thực hiện bằng phương thức điện tử nên không nhất thiết người ký phải có mặt, người mua nhận được ngay hóa đơn và dễ dàng chuyển đến các bộ phận liên quan theo dõi; dễ dàng tra cứu, xuất trình cho cơ quan chức năng mà không cần mang theo như hóa đơn giấy; tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn. Giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận. An toàn, bảo mật, tiện lợi cho doanh nghiệp trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác...

So với HĐĐT không có mã, HĐĐT có mã của cơ quan thuế còn có ưu điểm là sau khi lập hóa đơn, hóa đơn được gửi ngay đến cổng điện tử của cơ quan thuế để cấp mã xác thực, khi đó hệ thống tự động rà soát thông tin bên mua, bên bán, loại, số hóa đơn... và chỉ cấp mã xác thực nếu không phát hiện có dấu hiệu vi phạm.

Qua đó tránh cho doanh nghiệp mua hàng nhận hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp đang bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn có độ an toàn cao do HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế nên không thể làm giả, khách hàng khi nhận được hóa đơn có thể vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn.

Điểm thuận lợi nữa, khi doanh nghiệp áp dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế là không phải lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (tháng hoặc quý) hay bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, như vậy kế toán doanh nghiệp giảm bớt một đầu mục công việc mỗi tháng hoặc quý, tránh được tình trạng nộp báo cáo chậm so với thời hạn quy định, không bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi chậm nộp báo cáo.

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và nhân lực vì không phải kiểm soát nội bộ, đôn đốc kế toán gửi dữ liệu hóa đơn ngay trong ngày đến cơ quan thuế như đối với HĐĐT không mã...