Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Ngày 1.4.2018, Chi nhánh Xăng dầu Quảng Nam (Petrolimex Quảng Nam) phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong hoạt động kinh doanh xăng dầu thay cho hóa đơn truyền thống (hóa đơn giấy). Xung quanh vấn đề này ông Trần Văn Tín - Trưởng phòng Tài chính - kế toán Petrolimex Quảng Nam cho biết, việc sử dụng hóa đơn điện tử bước đầu đã mang lại những lợi ích thiết thực cho đơn vị như tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn, dễ dàng trong quản lý và đảm bảo tính minh bạch, thuận tiện cho khách hàng và quản lý của cơ quan nhà nước. Ông Tín cho rằng, trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, chúng ta đang hướng đến nền công nghiệp 4.0. Chính phủ đã có Nghị quyết 36a/NQ-CP về thực hiện Chính phủ điện tử, trong đó nhấn mạnh: “Thực hiện hóa đơn điện tử trong phạm vi toàn quốc”. Bộ Tài chính cũng đã ban hành Thông tư 32 hướng dẫn cho các doanh nghiệp (DN) khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Mới đây, ông Nguyễn Đại Trí, Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế cũng đã cho hay, nếu không có gì thay đổi, hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng đại trà kể từ ngày 1.7.2019.

Với những nhận định phù hợp với xu thế, từ 1.4.2018, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) chính thức khởi tạo, phát hành, sử dụng HĐĐT tại các hệ thống xăng dầu trên phạm vi toàn quốc, trong đó có Petrolimex Quảng Nam thuộc Công ty xăng dầu khu vực V (Đà Nẵng). Theo chia sẻ của ông Trần Văn Tín, người đã kinh qua nhiều năm làm công tác tài chính kế toán ở Petrolimex Quảng Nam, ông Tín cho biết, chi nhánh có đến 45 cửa hàng kinh doanh xăng dầu và một văn phòng chi nhánh trên địa bàn Quảng Nam, với số lượng hóa đơn phát hành rất lớn, đơn cử như quý I/2018 đã phát hành 87.700 hóa đơn giấy, bình quân mỗi tháng phát hành sử dụng 29.200 hóa đơn giấy, cho nên khó khăn trong việc bảo quản, lưu trữ, cũng như vận chuyển hóa đơn và tốn kém trong khâu in ấn.

Khi Petrolimex chính thức sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy từ 1.4.2018, khách hàng chỉ cần nhận mã tra cứu qua địa chỉ email hoặc biên lai, sau đó truy cập vào trang web của Petrolimex để lấy hóa đơn. Bên cạnh đó, công ty dễ dàng trong công tác quản lý kế toán, do HĐĐT được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu điện tử trên hệ thống server của Petrolimex trong 10 năm nên đảm bảo độ an toàn, bảo mật cao, tránh được các nguy cơ rủi ro như mất, hỏng, rách hóa đơn. Ngoài ra, sử dụng HĐĐT còn giúp Petrolimex tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn hóa đơn, cước phí gửi hóa đơn cho khách hàng và cả những chi phí lưu giữ, bảo quản hóa đơn. Từ đó, giúp cho Petrolimex áp dụng những chương trình quản lý mới, nâng cao năng lực cạnh tranh, phát huy hơn nữa hiệu quả trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh xăng dầu.

Theo nhận định của ông Trần Văn Tín việc DN phát hành và sử dụng HĐĐT là một xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số, giảm bớt gánh nặng về thủ tục hành chính, tiết giảm chi phí kinh doanh. Đây được coi là một chủ trương đúng đắn mang lại nhiều lợi ích cho cả DN, người tiêu dùng và Nhà nước theo tinh thần Nghị quyết 36a của Chính phủ. Ông Tín cũng chia sẻ thêm, hiện nay nhận thức của một bộ phận người dân chưa quen sử dụng HĐĐT, vẫn là chứng từ giấy có đóng dấu, có chữ ký, nên khi áp dụng HĐĐT đơn vị còn gặp khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng cũng như tính pháp lý của hóa đơn này. Do vậy cần phải mở rộng phổ biến tuyên truyền để người dân và DN hiểu đúng về lợi ích thiết thực của HĐĐT.

VĂN DŨNG